6 lietas, ko organizētākie cilvēki dara katru dienuKredīts: Gregors ŠustersJūsu dzīve ir aizņemta. Darba un privātās dzīves līdzsvars ir izaicinājums. Jums šķiet, ka jūs sevi izpletāt tik plāni, ka sākat pazust.
Lielākā daļa no mums tā jūtas. Bet ne visi no mums. Visorganizētākie cilvēki to nedara.
Kā NYT bestselleru autore un neirozinātniece Daniels J. Levitins paskaidro, ka VIP satiktais nešķiet izkaisīts un izmisīgs.
Viņi ir mierīgi, forši un 'šobrīd', nevis žonglējot ar deviņām lietām un uztraucoties par to, ka to izdarīs 19:00.
Nav grūti saprast, kāpēc: viņiem ir palīdzība - palīgi un asistenti, kas rūpējas par šīm lietām, lai VIP varētu būt “šajā brīdī”.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Veicot zinātniskā pētnieka darbu, man ir bijusi iespēja iepazīties ar vadītājiem, kabineta locekļiem, mūzikas slavenībām un Fortune 500 uzņēmumu vadītājiem. Viņu prasmes un sasniegumi atšķiras, taču kā viena grupa viena lieta ir ievērojami nemainīga. Mani atkārtoti pārsteidz tas, cik atbrīvojoši viņiem nav jāuztraucas par to, vai viņiem ir kāda cita vieta, vai ar kādu citu, ar kuru viņiem jārunā. Viņi velta laiku, izveido acu kontaktu, atpūšas un patiešām atrodas tur, ar ko sarunājas. Viņiem nav jāuztraucas, ja ir kāds svarīgāks cilvēks, ar kuru tajā brīdī būtu jārunā, jo viņu darbinieki - viņu ārējie uzmanības filtri - viņiem jau ir noteikuši, ka tas ir labākais veids, kā viņiem vajadzētu izmantot savu laiku.
Jābūt jaukam, jo jums un man ir jāpaveic daudzuzdevumu un jāsamazina lietas, lai mēģinātu visu paveikt, visu laiku uzsverot.
Bet šeit ir lieta: Arī tu vari tāds būt. Un tam nav vajadzīgs 10 cilvēku personāls.
Tātad, kurš ir jūsu palīgs? Tu esi. Tad kurš ir VIP? Tu esi. (Jā, es jūs aktīvi mudinu attīstīt sašķelto personību.)
Pietiekami plānojot pirms laika, jūs varat pārliecināties, ka esat tikpat mierīgs un organizēts kā Amerikas Savienoto Valstu prezidents.
(Lai uzzinātu vairāk par to, ko dara visproduktīvākie cilvēki, noklikšķiniet uz šeit .)
Mums tikai pirms laika jāievieš dažas sistēmas. Kāds ir pirmais solis?
Saistītās ziņas: 6 lietas, ko produktīvākie cilvēki dara katru dienu
1) VIP smadzenes ir tukšas. Un tā ir laba lieta.
Amerikas Savienoto Valstu prezidents nemēģina izmisīgi atcerēties savu darāmo darbu sarakstu.
Viņš ir nodevis savus darbiniekus visām nākamajām lietām, lai varētu 100% koncentrēties uz to, kas viņam priekšā.
Nē, jums nav palīgu grupas, taču joprojām varat izmantot galveno principu: Izvelciet to no galvas.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Pārvietojiet organizēšanas slogu no mūsu smadzenēm uz ārējo pasauli ... To pierakstīšana atbrīvo tos no galvas, atbrīvojot smadzenes no juceklības, kas traucē spēt koncentrēties uz to, kam vēlaties koncentrēties.
Viss, par ko jūs esat noraizējies, katrs darāmais un rūpes tiek pierakstīts vienā vietā.
Viens. Tas nav izkaisīts pa piezīmju bloku mājās, iPad birojā, e-pasta iesūtnē, lipīgajām piezīmēm monitorā un neuzticamajā atmiņā.
Šī izkliedēšana liek domāt, vai esat kaut ko aizmirsis - un pētījumi to parāda rada trauksmi .
Tāpēc izņemiet to no galvas un vienā sarakstā. Pēc tam Izdarīt darāmo autors Deivids Alens saka sadaliet to 4 kategorijās:
- Dariet to
- Deleģējiet to
- Atlieciet to
- Nomet to
Kad jums ir šie 4 saraksti, jūs zināt, kas jums patiesībā ir jādara, un tas viss ir vienuviet. Tikai šī saraksta esamība ir liels solis ceļā uz VIP foršu.
Kāpēc tas darbojas? Aiz tā ir kāda neirozinātne. Lietu pierakstīšana deaktivizē “mēģinājumu cilpas”.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Kad mūsu prātā ir kaut kas svarīgs - it īpaši darāmā lieta - mēs baidāmies, ka to aizmirsīsim, tāpēc mūsu smadzenes to mēģina, mētājot apkārt un ap apli kaut ko tādu, ko kognitīvie psihologi patiesībā dēvē par mēģinājumu cilpa, smadzeņu reģionu tīkls, kas savieno frontālo garozu tieši aiz acs āboliem un hipokampu smadzeņu centrā ... Problēma ir tā, ka tā darbojas pārāk labi, paturot priekšmetus mēģinājumā, līdz mēs tos apmeklējam. To pierakstīšana dod gan netiešu, gan tiešu atļauju mēģinājumu ciklam ļaut viņiem iet, atslābināt tās neironu ķēdes, lai mēs varētu koncentrēties uz kaut ko citu.
Pētījumi rāda, ka, atstājot lietas nepabeigtas un uztraucoties, tas faktiski notiek padara tevi stulbu . Risinājums? Pierakstiet to visu .
(Lai uzzinātu vairāk par to, kā lielie vēstures ģēniji izmanto piezīmjdatorus, noklikšķiniet uz šeit .)
Tātad visi uzdevumi ir izgājuši no smadzenēm un iekļauti sarakstā. Jūs zināt, ko var deleģēt, atlikt un atmest - un kas jums patiesībā jādara.
Kā jūs pārdzīvojat dienu kā mierīgs VIP?
2) 'Mr. Prezident, jūsu nākamā tikšanās drīz sāksies
Amerikas Savienoto Valstu prezidents nepārbauda savu pulksteni. Viņu plāno noteiktā brīdī, un palīgi viņam saka, kad ir laiks doties.
Jums var nebūt palīgu, bet jebkurā viedtālrunī ir trauksmes signāli un atgādinājumi.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Laika vadībai ir nepieciešama arī nākotnes strukturēšana ar atgādinājumiem. Tas ir, viens no laika pārvaldīšanas noslēpumiem tagadnē ir paredzēt nākotnes vajadzības, lai jūs nepaliktu visu laiku ķēpāties un spēlēt panākumus.
Ironiski, bet jūsu tālrunis, iespējams, pārtrauc jūs ar nesvarīgiem tekstiem, e-pastiem un statusa atjauninājumiem, bet ne par galvenajām jūsu dienas prioritātēm.
Tikai nedaudziem no mums kalendārs ir tik sakārtots pirms laika, lai mēs ļautu tam diktēt visas mūsu darbības katru brīdi.
Kāda ir atslēga? Trauksmes signāli nedarbojas ar uzdevumu sarakstiem.
Kā Cal Newport iesaka katram kalendāra darbam piešķirt laika bloku. Tad jūs varat novērtēt, cik daudz jūs faktiski varat paveikt:
Plānošana liek jums stāties pretī realitātei, cik daudz laika jums patiesībā ir un cik lietas prasīs. Tagad, aplūkojot visu attēlu, jūs varat iegūt kaut ko produktīvu no katras brīvās stundas, kas jums ir darba dienā. Jūs ne tikai saspiežat vairāk darba, bet arī varat ievietot darbu vietās, kur to var izdarīt vislabāk.
Jums ir mazāka iespēja atlikt kad darbībai ir piešķirts laika bloks, jo lēmums jau bija pieņemts.
Kad tam ir laika bloks, jūs varat būt VIP. Modinātāji ļauj jūsu prātam būt mierīgam, zinot, ka jums tiks atgādināts par nākamo.
(Lai uzzinātu vairāk par grafiku, kuru veiksmīgi cilvēki seko katru dienu, noklikšķiniet uz šeit .)
Es zinu, ko daži no jums domā: Bet mani pārtrauc. Es apjucos.
Bet ir veids, kā tikt galā ar pārtraukumiem, pat ja jums nav slepenā dienesta informācijas, kas ļautu cilvēkiem atrasties ārpus jūsu biroja.
3) Iestatiet filtrus
Katru rītu prezidents saņem aģentūras, kas atrodas zem viņa, sevišķi slepenu dokumentu ar visu nepieciešamo.
Kas atslēga nav tas, ko satur dokuments, tas nav tas, ko tas satur: 50 statusa atjauninājumi, 100 tvīti, 10 kaķu attēli un 1000 nesvarīgas e-pasta adreses.
Viņš var koncentrēties uz svarīgo, jo viņu nenovērš tas, kas nav. Tikmēr jūs, iespējams, jūtaties pārņemta ar informāciju.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Mūsdienās mūsu uzmanības filtri ir viegli nomākti. Veiksmīgi cilvēki - vai cilvēki, kuri to var atļauties - nodarbina slāņus cilvēku, kuru uzdevums ir sašaurināt uzmanības filtru. Tas ir, uzņēmumu vadītājiem, politiskajiem līderiem, izlutinātām filmu zvaigznēm un citiem, kuru laiks un uzmanība ir īpaši vērtīga, apkārt ir tādu cilvēku personāls, kuri faktiski paplašina savas smadzenes, atkārto un pilnveido prefrontālās garozas uzmanības filtra funkcijas.
'Man ir informācijas pārslodze!', Jūs kliedzat. Bet kā tehnoloģiju vizionārs Māls Shirky saka, 'Tā nav informācijas pārslodze; tā ir filtra kļūme. '
Jūsu uzmanība ir ierobežota un vērtīga. Jums ir nepieciešams mazāk informācijas. Jums vajadzīgi labi filtri.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Mūsu smadzenes patiešām spēj apstrādāt informāciju, kuru mēs uzņemam, taču par to jāmaksā: mums var rasties grūtības nošķirt triviālu no svarīgā, un visa šī informācijas apstrāde mūs nogurdina. Neironi ir dzīvas šūnas ar metabolismu; viņiem ir nepieciešams skābeklis un glikoze, lai izdzīvotu, un, kad viņi ir smagi strādājuši, mēs piedzīvojam nogurumu ...
Labs zemu tehnoloģiju risinājums ir daļu dienas paslēpties . Es esmu tikpat nopietns kā sirdslēkme. Dodieties tur, kur cilvēki nevar jūs sasniegt, un paveiciet pamatīgu darbu.
Tas nav izvēles iespēja visiem. ES saprotu. Nekādu problēmu. Bet cilvēki, kuri uzskata, ka tehnoloģija viņus ir pārslogojusi ar informāciju, to izmanto nepareizi.
Izmantojiet tādas tehnoloģijas kā DVR, lai savlaicīgi mainītu sakarus. Cilvēkiem vajadzētu sasniegt tevi, kad tu vēlies, nevis tad, kad viņi to vēlas.
Rīkoties ar visiem sakariem norādītajā partijas ': noteikts laiks, kad pārbaudāt e-pastu, balss pastu utt.
Daži cilvēki saka: 'Es to nevaru darīt.' Bet jūs, iespējams, varat to izdarīt vairāk, nekā jūs domājat, it īpaši agri un vēlu dienā.
Varbūt tavs priekšnieks vēlas, lai tu būtu smieklīgi atsaucīgs. Smalki. Iestatiet e-pasta filtru, lai tikai priekšnieka e-pasta ziņojumi nekavējoties tiktu cauri.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
... jūs varat iestatīt e-pasta filtrus lielākajā daļā e-pasta programmu un tālruņu, norādot noteiktus cilvēkus, kuru vēstulēm vēlaties sazināties ar jums uzreiz, savukārt citi pasta ziņojumi vienkārši uzkrājas jūsu iesūtnē, līdz jums ir laiks ar to tikt galā. Cilvēkiem, kuri patiešām nevar izvairīties no e-pasta, vēl viens efektīvs triks ir izveidot īpašu, privātu e-pasta kontu un piešķirt šo adresi tikai tiem nedaudzajiem cilvēkiem, kuriem jums jāspēj nekavējoties sazināties ar jums, un pārējos kontus pārbaudiet tikai noteiktā laikā.
(Lai uzzinātu vairāk par to, kā panākt darba un privātās dzīves līdzsvaru, noklikšķiniet uz šeit .)
Tātad jums ir atgādinājumi un filtri, un jūs vairs neskrienat satraukušies.
Bet, apsēžoties darbā, jūs saprotat, ka darāmā joprojām ir pārāk daudz. Kā jūs varat saglabāt mieru, kad jāpieņem tik daudz lēmumu?
Saistītās ziņas: 8 lietas, kas visiem ir veiksmīgākie cilvēki, visiem ir kopīgas
4) Neticamais 'pietiekami daudz' spēks
Prezidents nepieņem mazus lēmumus. Tūkstošiem cilvēku, kas strādā zem viņa, rīkojas ar šiem cilvēkiem, tāpēc tikai lielie sīkumi burbuļo līdz viņa dienaskārtībai.
Bet, ņemot vērā to, ka jums nav tūkstošiem cilvēku (vai varbūt jebkurš šajā jautājumā) jūs rīkojaties ar visiem lēmumiem, gan biznesa, gan personīgiem.
Kā es jau teicu iepriekš, Jūs varat darīt visu, tiklīdz esat pārtraucis darīt visu. Esiet perfekcionists par visu, un jums būs nervu sabrukums.
Saglabājiet savu ierobežota lēmumu pieņemšanas spēja svarīgām lietām. Visu pārējo vajadzētu “apmierināt”.
Kas apmierina? Tā ir māksla ātri izvēlēties opciju, kas ir “pietiekami laba”. Pētījumi rāda ceļu uz produktivitāti - un laime .
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Jaunākie sociālās psiholoģijas pētījumi parādīja, ka laimīgi cilvēki nav cilvēki, kuriem ir vairāk; drīzāk tie ir cilvēki, kuri ir apmierināti ar to, kas viņiem jau ir. Laimīgi cilvēki visu laiku nodarbojas ar apmierināšanu, pat ja viņi to nezina. Varens Vorens Bafets var tikt uztverts kā apmierinošs līdz galam - viens no bagātākajiem vīriešiem pasaulē. Viņš dzīvo Omahā, kvartāla attālumā no šosejas, tajās pašās pieticīgajās mājās, kurās viņš ir dzīvojis piecdesmit gadus ... Bet Bafets neapmierina ar savām ieguldījumu stratēģijām; apmierināšana ir līdzeklis, lai netērētu laiku lietām, kuras nav jūsu galvenā prioritāte. Jūsu augstas prioritātes centieniem vecmodīga tiekšanās pēc izcilības joprojām ir pareizā stratēģija.
Vai šī lēmuma rezultātā jūs zaudēsiet darbu? Nē? Tad izvēlieties “pietiekami labu” risinājumu un koncentrējieties uz to, kas ir vissvarīgākais.
(Lai uzzinātu vairāk par visiem veiksmīgākajiem cilvēkiem kopīgo, noklikšķiniet uz šeit .)
Pusdienas laikā mainās jūsu priekšnieka prioritātes. Cits saturs tiek pievienots jūsu sarakstam. Kā tas nevar iemest pērtiķu atslēgu jūsu labi izstrādātajā plānā?
5) 'Mr. Prezidents, ir notikušas izmaiņas ... '
Kad virspavēlniekam rodas izmaiņas, viņš mainās nemanāmi, jo viņa palīgi jau ir pārskatījuši dienas plānus. Tāpēc viņš paliek mierīgs.
Arī jūs varat palikt vēss, taču tas prasa mazliet vairāk pūļu. Nāks jaunas lietas, mainīsies prioritātes, un jums ir jāapstrādā un jāpielāgojas.
Vienmēr ir jābūt gatavam piezīmju grāmatiņai, lai iemūžinātu jaunas idejas un uzdevumus.
Un visas dienas garumā jums ir nepieciešami šķirošanas un „aktīvas šķirošanas” brīži, kad jūs pārstrukturējat sarakstu no sava lielā smadzeņu izgāztuves.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
'Jūsu smadzenēm ir konsekventi jāpiedalās visās jūsu saistībās un darbībās,' saka Alens. 'Jums jābūt pārliecinātam, ka jūs darāt to, kas jums jādara, un ka ir labi nedarīt to, ko jūs nedarāt. Ja tas ir jūsu prātā, tad jūsu prāts nav skaidrs. Viss, ko jūs uzskatāt par nepabeigtu, ir jāiekļauj uzticamā sistēmā ārpus jūsu prāta ... ”Šī uzticamā sistēma ir to pierakstīt.
Kad esat atjauninājis sarakstu, lietojiet Eizenhauera matrica .
Kad jūs zināt, kurā kategorijā viss ietilpst, varat uzbrukt sarakstam prioritārā veidā.
(Lai uzzinātu vairāk par to, kā Navy SEAL, Astronauti un Samuraji pieņem labus lēmumus, noklikšķiniet uz šeit .)
Labi, jūs pārzināt savu grafiku, jūsu prāts ir tukšs un jūs esat gatavs koncentrēties ... Ko tagad?
Saistītās ziņas: Kā panākt darba un privātās dzīves līdzsvaru 5 soļos
6) Ir 'kara istaba'
Vai esat kādreiz redzējuši prezidenta galda attēlu? Vai tajā ir papīru kaudzes un 1000 izlases post-it? Nē.
Pētījumi rāda galdu, kas izskatās pēc dabas katastrofas sekām iemanto jūsu spēju koncentrēties .
Jums nav jābūt kārtīgam ķēms, bet, kad ir pienācis laiks pārtraukt plānošanu un kļūt par VIP, ir atsevišķa darba zona, kas paredzēta fokusēšanai.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Viens no veidiem, kā izmantot hipokampa dabisko atmiņas glabāšanas stilu, ir izveidot dažādas darba vietas dažādiem mūsu paveiktajiem darbiem. Bet mēs izmantojam to pašu datora ekrānu, lai līdzsvarotu mūsu čeku grāmatiņu, atbildētu uz priekšnieka e-pastiem, veiktu pirkumus tiešsaistē, skatītos videoklipus ar kaķiem, kas spēlē klavieres, glabātu mūsu tuvinieku fotogrāfijas, klausītos mūsu iecienīto mūziku, apmaksātu rēķinus un lasot ikdienas ziņas. Nav brīnums, ka mēs visu nevaram atcerēties - smadzenes vienkārši nebija paredzētas, lai būtu tik daudz informācijas vienuviet ... Neirologs un rakstnieks Olivers Sacks iet vēl tālāk: Ja strādājat pie diviem pilnīgi atsevišķiem projektiem, veltiet vienu galdu vai galds vai mājas sekcija katram. Vienkārši ieejot citā telpā, jūs nospiežat atiestatīšanas pogu uz jūsu smadzenēm un ļaujiet strādāt produktīvāk un radošāk.
Saskaņā ar produktivitātes guru Tims Ferriss , fokuss ir tikai traucējošo faktoru novēršanas produkts.
Saistītās ziņas: Kā ir organizētākais dzīves gads
Tātad jūs vēlaties, lai jūsu VIP darba zonā būtu tas, kas VIP nepieciešams. Un nekas cits.
Caur Organizētais prāts: domājot taisni informācijas pārslodzes laikmetā :
Kognitīvās psiholoģijas atziņa, lai iegūtu kontroli, ir padarīt redzamas lietas, kas jums regulāri nepieciešamas, un paslēpt lietas, kas jums nav.
Es jau dzirdu ņurdēšanu: Bet man nav divu biroju! Man tikko tāds ir!
Tas nav par nekustamo īpašumu, tas ir par garīgo telpu. Jūsu galds var atrasties tur, kur plānojat, bet VIP darbojas uz dīvāna.
Vai arī jūsu galddators ir paredzēts sagatavošanai, bet VIP darbojas jūsu iPad (kurā apzināti trūkst lietotņu Facebook, Twitter utt.)
Kad ir pienācis laiks VIP darbam, jūs vēlaties visu, kas jums nepieciešams, lai paveiktu darbu, un neko citu.
Jūsu tuvākajai videi vajadzētu padariet to, kas jums jādara, viegli un to, kas jums nav jādara grūti .
(Lai iegūtu vairāk triku, ko veiksmīgi cilvēki izmanto, lai sevi padarītu par lielisku, noklikšķiniet uz šeit .)
Tātad, kā mēs to visu apvienojam?
Apkopot
Soļi, lai būtu tikpat organizēti un mierīgi kā virspavēlnieks:
- Izņemiet savus uzdevumus no galvas un uz vienu dokumentu.
- Bloķējiet savu kalendāru un iestatiet trauksmes signālus, lai jums nebūtu jādomā par turpmākajiem notikumiem.
- Izmantojiet “sērijveida” un filtrus, lai nepieciešamo informāciju saņemtu tikai tad, kad tā nepieciešama.
- Izvēlieties “pietiekami labu” attiecībā uz mazajiem lēmumiem, lai jūs varētu koncentrēties uz lielajiem.
- Regulāri uzņemiet, šķirojiet un piešķiriet prioritātes jauniem vienumiem.
- Jums ir “kara istaba”, kurā ir viss nepieciešamais - un nekas cits.
Pievienojieties vairāk nekā 100 000 lasītāju. Iegūstiet bezmaksas iknedēļas atjauninājumu pa e-pastu šeit .
Jums vajadzēja, lai sekretāre visu dienu modri pārrauga tālruni ... tad nāca automātiskie atbildētāji un balss pasts.
Kopš tā laika tehnoloģija ir gājusi garu ceļu, un, nedaudz plānojot, jūs to varat izmantot, lai saglabātu savu atdzist un paveiktu lielas lietas.
Sākumā tas ir grūti. Jā, jūs paklupt. Jums būs jāpielāgo un jāpielāgo. Bet ar laiku jūs attīstīsit personīgo sistēmu, kas darbojas.
Un jūs uzzināsiet mācību, kuru zina katrs VIP:
Visgrūtākais, ko iemācīties pārvaldīt, esi tu pats . Bet, kad jūs varat tikt galā ar to, jūs varat rīkoties ar visu.
Šis gabals sākotnēji parādījās Barking Up the Wrong Tree .
Šis stāsts sākotnēji parādījās Devīze