Apzīmējumi tiek parādīti ārpus Google Inc. galvenās mītnes Mauntvjū, Kalifornijā, 2010. gada 13. oktobrī.Kredīts: Bloomberg / Getty ImagesSaziņa interneta gadsimtā parasti nozīmē e-pasta izmantošanu, un e-pasts, neskatoties uz to, ka tas ir ļoti noderīgs un spēcīgs, bieži vien rada milzīgu bailes citādi optimistiskiem, laimīgiem cilvēkiem. Šeit ir mūsu personīgie noteikumi, lai mazinātu šo priekšnojautas sajūtu:
1. Atbildiet ātri. Ir cilvēki, uz kuriem var paļauties, lai ātri atbildētu uz e-pastiem, un ir cilvēki, kuri nevar. Centieties būt viens no pirmajiem. Lielākā daļa labāko un aktīvāko cilvēku, kurus mēs pazīstam, rīkojas ātri, izmantojot savus e-pastus, ne tikai mums vai dažiem izvēlētiem sūtītājiem, bet arī visiem. Ja esat atsaucīgs, tiek izveidota pozitīva komunikācijas atgriezeniskās saites cilpa, kurā jūsu komanda un kolēģi, visticamāk, iekļaus jūs svarīgās diskusijās un lēmumos, un atsaucība visiem stiprinās plakano, meritokrātisko kultūru, kuru mēģināt izveidot. Šīs atbildes var būt diezgan īsas - tā ir mūsu iecienītākā. Un, kad esat pārliecināts par spēju ātri reaģēt, jūs varat cilvēkiem precīzi pateikt, ko nozīmē neatbildēšana. Mūsu gadījumā tas parasti 'dabūja un turpināja'. Kas ir labāk nekā tas, ko lielākā daļa cilvēku nozīmē neatbildēt: “Es neesmu satriekts un nezinu, kad un vai es nonākšu pie jūsu piezīmes, tāpēc, ja jums vajadzīga mana atsauksme, jums vienkārši jāgaida nepietiekami. kādu laiku ilgāk. Turklāt tu man nepatīk. '
divi. Rakstot e-pastu, katram vārdam ir nozīme, un bezjēdzīga proza to nedara. Esiet skaidra piegādē. Ja aprakstāt problēmu, skaidri definējiet to. Lai to izdarītu labi, nepieciešams vairāk laika, ne mazāk. Jums ir jāuzraksta melnraksts, pēc tam jāiziet cauri un jānovērš visi vārdi, kas nav nepieciešami. Padomājiet par novēlotā romānista Elmora Leonarda atbildi uz jautājumu par viņa kā rakstnieka panākumiem: 'Es atstāju malā tās daļas, kuras cilvēki izlaiž.' Lielākā daļa e-pastu ir pilns ar lietām, kuras cilvēki var izlaist.
3. Pastāvīgi iztīriet iesūtni. Cik daudz laika jūs pavadāt, aplūkojot iesūtni, tikai mēģinot izlemt, uz kuru e-pastu atbildēt tālāk? Cik daudz laika jūs pavadāt, atverot un lasot e-pastus, kurus jau esat izlasījis? Jebkurš laiks, ko pavadāt, domājot par to, kuras iesūtnes vienības jums nākas uzbrukt, ir laika izšķiešana. Tāpat kā ar jebkuru laiku, ko pavadāt, lasot ziņojumu, kuru jau esat izlasījis (un pēc kura neesat rīkojies).
Atverot jaunu ziņojumu, jums ir dažas iespējas: izlasiet to pietiekami daudz, lai saprastu, ka jums tas nav jālasa, jālasa un jārīkojas uzreiz, jālasa un jārīkojas vēlāk vai jālasa vēlāk (vērts lasīt, bet šobrīd nav steidzami un pārāk ilgi jālasa). Tūlīt izvēlieties kādu no šīm iespējām, stingri nosliecot uz pirmajiem diviem. Atcerieties veco OHIO akronīmu: Turiet to tikai vienreiz. Ja jūs izlasījāt piezīmi un zināt, kas jādara, dariet to uzreiz. Pretējā gadījumā jūs nolemjat to pārlasīt, kas ir 100% izšķērdēts laiks.
Ja jūs to darāt labi, iesūtne kļūst par uzdevumu sarakstu, kurā iekļauti tikai sarežģītie jautājumi, lietas, kas jāpārdomā (iezīmējiet šos e-pasta ziņojumus kā “rīkojieties” vai pakalpojumā Gmail atzīmējiet tos kā zvaigznītes), ar dažiem “lasāmiem”. priekšmetus, par kuriem jūs varat parūpēties vēlāk.
Lai pārliecinātos, ka uzpūšanās vienkārši netiek pārsūtīta no iesūtnes uz mapi “Veikt darbību”, katru dienu jāiztīra darbību vienumi. Šī ir laba vakara aktivitāte. Mērķis ir nulles vienumi, taču viss, kas ir mazāks par pieciem, ir saprātīgs. Pretējā gadījumā jūs vēlāk tērēsiet laiku, mēģinot noskaidrot, kurš no garajiem lietu skatīšanas sarakstiem.
Četri. Apstrādājiet e-pastu LIFO secībā (Last In First Out). Dažreiz vecākas lietas parūpējas kāds cits.
5. Atcerieties, ka jūs esat maršrutētājs. Kad saņemat piezīmi ar noderīgu informāciju, apsveriet, kam vēl tā šķitīs noderīga. Dienas beigās veiciet garīgu pāreju pa saņemto pastu un pajautājiet sev: 'Ko man vajadzēja pārsūtīt, bet ko nedarīju?'
6. Kad izmantojat diskrētās kopijas (aklās kopijas) funkciju, pajautājiet sev, kāpēc. Gandrīz vienmēr atbilde ir tāda, ka jūs mēģināt kaut ko noslēpt, kas ir neproduktīvi un, iespējams, ir caurspīdīgs kultūrā. Kad tā ir jūsu atbilde, kopējiet personu atklāti vai nekopējiet viņu vispār. Vienīgais gadījums, kad iesakām izmantot diskrētās kopijas funkciju, ir tad, kad kāds tiek noņemts no e-pasta pavediena. Kad jūs atbildat visiem uz garu e-pasta ziņojumu sēriju, pārvietojiet cilvēkus, kuri vairs nav saistīti ar pavedienu, uz lauku Diskrētā kopija un piezīmes tekstā norādiet, ka jūs to darāt. Viņiem būs atvieglojums, ja iesūtnē traucē viena mazāk nozīmīga piezīme.
7. Nekliedziet. Ja jums ir nepieciešams kliegt, dariet to personīgi. To darīt elektroniski ir PĀRĀK VIEGLI.
8. Atvieglojiet pieprasījumu izpildi. Nosūtot piezīmi kādam ar darbības vienumu, kuru vēlaties izsekot, kopējiet sevi un pēc tam atzīmējiet piezīmi kā “sekot līdzi”. Tas atvieglo to lietu atrašanu un paveikšanu, kas vēl nav izdarīti; vienkārši nosūtiet sākotnējo piezīmi ar jaunu ievadu ar jautājumu 'Vai tas ir izdarīts?'
9. Palīdziet savam pašam meklēt sīkumus. Ja jūs saņemat kaut ko tādu, ko, jūsuprāt, vēlaties atcerēties vēlāk, pārsūtiet to sev kopā ar dažiem atslēgvārdiem, kas raksturo tā saturu. Padomājiet paši: kā es to meklēšu vēlāk? Tad, vēlāk to meklējot, jūs, iespējams, izmantosiet tos pašus meklēšanas vienumus. Tas nav vienkārši ērts e-pastiem, bet arī svarīgiem dokumentiem. Džonatans skenē savas ģimenes pases, licences un veselības apdrošināšanas kartes un nosūta tās sev pa e-pastu kopā ar aprakstošiem atslēgvārdiem. Ja kāda no šīm lietām pazudīs ceļojuma laikā, kopijas ir viegli iegūt no jebkuras pārlūkprogrammas.
Izvilkts no grāmatas KĀ GOOGLE STRĀDĀ autori Ēriks Šmits un Džonatans Rozenbergs ar Alanu Ērgli. © 2014 līdz
Šis stāsts sākotnēji parādījās Laiks